L’organizzazione di meeting e congressi rappresenta, al giorno d’oggi, uno strumento di comunicazione di cui non si può fare a meno per migliorare la reputazione di un brand e aumentare l’attenzione nei suoi confronti. I professionisti, le aziende e le attività commerciali hanno bisogno di risorse e veicoli comunicativi per elevarsi rispetto alla concorrenza e per riuscire a farsi notare: come sempre a fare la differenza è l’originalità, anche quando si tratta di allestire un evento, il cui buon esito è in grado di valorizzare qualsiasi business.

La ricerca della professionalità

Lo sviluppo e l’estensione di una rete di contatti, il rafforzamento dei rapporti già esistenti, l’occasione di scoprire chance di business inedite: sono tutte opportunità che vengono messe a disposizione da meeting e congressi, ma a condizione che essi siano preparati e gestiti con i più elevati standard di professionalità. Non è sempre detto che l’obiettivo più immediato consista in una raccolta fondi o nella generazione di introiti, ma in qualunque caso è utile dare vita a esperienze di valore per mezzo delle quali un brand possa entrare in contatto con il proprio target di riferimento. Se è vero che non è così facile quantificare e misurare in modo oggettivo il ritorno di immagine, è altrettanto vero che esso può dimostrarsi, sul lungo periodo, più importante rispetto a un guadagno economico immediato.

Quali eventi organizzare

La varietà di tipologie di eventi che un’azienda può organizzare è molto ampia: oltre a meeting e congressi, vale la pena di menzionare le classiche cene aziendali e le convention, senza dimenticare le manifestazioni no profit. Anche le motivazioni e gli scopi possono essere tanti e sempre differenti: la celebrazione di un anniversario, per esempio, ma anche il debutto di un prodotto sul mercato, il lancio di un nuovo marchio, l’inaugurazione di una sede, la raccolta di fondi a supporto di un progetto, e così via. La serietà e la cura che vengono dedicate all’organizzazione sono i punti di partenza ineludibili per il successo della manifestazione, di qualunque tipo essa sia: sono queste le doti a cui non si può rinunciare se si vuol avere la certezza di andare incontro alle attese dei presenti. Questo vuol dire solo una cosa: programmare, programmare, programmare. 

La strategia

La pazienza è una caratteristica fondamentale per un event planner, che prima di tutto è chiamato a redigere una strategia ben precisa finalizzata al raggiungimento dei risultati: il che significa investire risorse e tempo prezioso. Stabilendo uno o più obiettivi da raggiungere, si ha ben chiaro il percorso che deve essere intrapreso. Individuando la platea a cui ci si vuole rivolgere diventa più semplice pianificare i vari dettagli, e vale la pena di mettere su bianco tutti gli aspetti di cui occuparsi al fine di ottenere un quadro completo e realistico delle proprie possibilità. Una considerazione che vale non solo per le manifestazioni più grandi, ma anche per gli eventi più piccoli.

Come trovare la location migliore

La piazza di un borgo, la sala congressuale di un hotel, un centro polifunzionale, una villa con giardino: sono tante le opzioni che si possono valutare quando giunge il momento di individuare la location più adatta. Uno studio di fattibilità meticoloso è utile non solo per verificare in prima persona l’attrattiva del posto, ma anche per capire quanto sono ampi gli spazi e se ci sono delle barriere architettoniche di cui si deve tener conto. Ogni location, poi, dovrebbe mettere a disposizione una serie di servizi e un pacchetto di soluzioni tecnologiche di cui devono essere controllati il funzionamento e la validità, al fine di evitare imprevisti che potrebbero compromettere la riuscita dell’evento.