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LMS: cos’è, come funziona e perché ogni azienda dovrebbe usarne uno

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Partiamo subito con il dare la definizione esatta dell’ennesimo e ormai diffuso acronimo utilizzato dalle aziende del web: LMS, Learning Management System, un software che consente di creare, gestire e condividere contenuti on-line.

È infatti facile imbattersi in questa sigla tutte le volte in cui si parla di FAD, che prevede la possibilità di tenere lezioni senza la simultanea compresenza di docenti e allievi.

L’LMS per la formazione a distanza è, nei fatti, uno strumento molto efficace perché consente un’interazione diretta e coordinata dal gestore per conseguire gli obiettivi formativi prefissati e verificarne lo stato di avanzamento.

Diffuse inizialmente nel settore informatico, le piattaforme LMS hanno subito trovato un’ampia diffusione negli istituti di formazione on-line e, successivamente, in tutte quelle aziende pubbliche e private che hanno ben compreso l’importanza della formazione continua dei propri dipendenti.

Come funziona una piattaforma LMS?

Un LMS comprende sostanzialmente due interfacce: quella dell’amministratore e quella dell’utente. L’amministratore genera, gestisce, condivide i contenuti e valuta il livello di acquisizione delle competenze degli utenti.
Gli accessi di amministratore sono forniti, generalmente, ai docenti e ai professionisti delle risorse umane. Questi avranno la possibilità di creare percorsi generici o personalizzati e potranno inoltre gestire il proprio materiale didattico creando un apposito archivio che, se aggiornato, riverserà il nuovo contenuto nella piattaforma e rilascerà lo stesso in tempi e/o in gruppi diversi. Sarà anche possibile creare dei sistemi di valutazione in modo da poter seguire in modo più semplice l’accrescimento delle competenze degli utenti.

Gli stessi utenti possono beneficiare della formazione in maniera sincrona o asincrona, in base all’impostazione che viene data all’attività e alle personali necessità di fruizione. La flessibilità con la quale è possibile connettersi, infatti, è uno dei punti forza di questi sistemi formativi.

Dunque le diverse necessità aziendali in termini di aggiornamento dei dipendenti possono trovare la giusta soluzione nell’utilizzo di un LMS, che consente una condivisione ed una formazione fluida e personalizzabile.

Spesso dotate di API (Application Programming Interface), queste piattaforme possono integrarsi con applicazioni e software di terze parti, diventando di fatto adattabili ai più diversi contesti. Inoltre, alcune rispondono anche alla normativa E.C.M. e sono pertanto utilizzabili nella formazione accreditata e certificata.

I vantaggi dell’utilizzo di un LMS e l’importanza delle piattaforme all’interno delle aziende

Le imprese scelgono un LMS perché non solo ottimizza costi e tempi nel processo di formazione e aggiornamento dei dipendenti, ma anche perché trova un ambito di applicazione più esteso. Ad esempio, possono essere inseriti dei contenuti fruibili dalla rete di vendita e persino dai rivenditori o dai clienti che hanno bisogno di assistenza o di supporto su prodotti o servizi.
Semplificare e aumentare la condivisione di informazioni, infatti, è fondamentale non solo all’interno dell’azienda, ma anche nei flussi di comunicazione che questa intende mantenere con l’esterno.

Altro aspetto da non sottovalutare è quello legato alla gestione e alla valutazione dei profili professionali.
Un LMS può provvedere non solo alla formazione, ma anche al monitoraggio delle competenze acquisite: questo strumento si rivelerà particolarmente efficace nel gestire l’avanzamento delle carriere. I sistemi possono rappresentare quindi un vero e proprio archivio che consente di valutare le abilità e le competenze acquisite nel corso del tempo, come se fosse un curriculum consultabile costantemente aggiornato.

Concludendo, oltre alla riduzione di costi e tempi per la condivisione della formazione, in un momento in cui si ipotizza di estendere la possibilità di normalizzare lo smart working nelle aziende private al di là delle necessità legate al periodo emergenziale, l’utilizzo di una piattaforma LMS sarà uno strumento essenziale ed imprescindibile per lo svolgimento delle attività di formazione all’interno delle imprese.

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