Da quando la fattura elettronica è divenuta obbligatoria, imprese, privati e Pubbliche Amministrazioni hanno potuto apprezzare i benefici della soluzione, entrata nel nostro Paese in punta di piedi e capace, ben presto, di soppiantare definitivamente la tradizionale fattura cartacea eliminando la doppia digitazione dei dati sugli ERP.

Accanto ad aspetti entusiasmanti, però, l’e-fattura, come viene solitamente definita, si porta dietro una serie di enigmi di difficile risoluzione. Come i seguenti: si può modificare una fattura elettronica? Qual è il procedimento per farlo?

In questo articolo, una guida pensata per chi almeno una volta si è domandato come poter correggere eventuali sviste ed errori.

Come modificare la fatturazione elettronica: tutti i casi

L’iter della fatturazione elettronica si articola in vari step: per questo il processo risolutivo varia a seconda del punto in cui ci si trova. Le possibilità sono diverse:

• La fattura elettronica è in fase di compilazione e non è stata ancora inviata al SdI;
• La fattura elettronica, errata in qualche punto, è stata scartata dal sistema di interscambio;
• La fattura elettronica è stata ricevuta correttamente dal SdI;
• La fattura elettronica è stata inviata erroneamente due volte.

Entriamo, dunque, nel dettaglio di ogni singola ipotesi.

Modificare una fattura elettronica non ancora inviata al SdI

Il primo caso è il più semplice di tutti e, in quanto tale, non implica particolari problematiche. Prima dell’inoltro definitivo al sistema di interscambio, per modificare l’e-fattura è necessario entrare nella fattura stessa e cambiare il campo riportante la svista.

Sia se si utilizza un software gestionale come la fatturazione elettronica di InfoCert, sia se si opta per il servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate, il processo è pressoché lo stesso. Il consiglio è rileggere tutto attentamente prima della trasmissione.

Ufficialmente, la fattura elettronica viene considerata emessa solamente quando viene spedita al destinatario attraverso il sistema di interscambio, da considerarsi l’alterego 2.0 del postino!

Modificare un’e-fattura scartata dal SdI

Può capitare che ci si accorga dell’errore solo dopo l’invio al sistema di interscambio e, ancor più precisamente, quando lo stesso scarta la fattura elettronica.

Appurato lo sbaglio, infatti, sarà proprio il SdI a notificare all’utente la natura dell’errore attraverso un codice identificativo. In questo caso, la risoluzione del problema potrebbe essere più immediata con i software ad hoc, settati accuratamente per aiutare l’interessato a comprendere l’errore e a procedere con la correzione.

Cambiato il campo incriminato, si dispone di un tempo massimo di 5 giorni per ritrasmettere la fattura corretta con lo stesso numero e la data originale. I giorni sono da considerarsi effettivi e non lavorativi.

Modificare la fattura elettronica ricevuta correttamente dal SdI

Cosa succede quando la fattura elettronica è stata ricevuta correttamente dal SdI seppur contenga un errore di compilazione?

In questo caso, la faccenda si complica. Una volta inviata al sistema di interscambio, infatti, il documento non può essere modificato in nessun modo e l’inoltro non può essere annullato.

Al contrario, è possibile emettere una nota di variazione, ovvero una nota di debito o di credito, in cui specificare l’errore commesso e lo storno dell’e-fattura.

Cosa differenzia le due note? Quella di credito viene emessa quando l’importo è più alto del dovuto o se ci sono errori di natura testuali. La nota di debito, invece, riporta un importo inferiore a quello dovuto.

Modificare l’e-fattura inoltrata due volte

Nel caso di fattura duplicata, l’iter risolutivo è molto simile a quello appena visto. Se il sistema di interscambio non blocca autonomamente il secondo invio, è necessario emettere una nota di credito a storno totale della seconda fattura.

All’interno, l’utente dovrà specificare la richiesta di annullamento a seguito della duplicazione dell’e-fattura interessata.

I dati essenziali di una fattura elettronica

Per essere considerata valida, la fattura elettronica deve contenere una serie di informazioni essenziali e rispettare i criteri di inalterabilità e immutabilità. Rappresentando un documento legale, non può mancare delle seguenti indicazioni:

• La data di emissione;
• Il numero progressivo di emissione;
• Le informazioni riguardanti il fornitore (come, per esempio, il nome dell’impresa, la ragione sociale, la partita iva e l’indirizzo della sede);
• I dati relativi al cliente;
• I dettagli sulla natura, la qualità e la quantità della merce scambiata o del servizio offerto;
• Il corrispettivo dell’operazione senza IVA;
• L’aliquota IVA applicabile;
• L’importo totale della fattura;
• Le indicazioni sulle operazioni esenti, escluse o non imponibili.